Naar inhoud
aanbesteding • 06.03.16

Laat de cateraar wat verdienen

Gezonde cateringcontracten graag

aanbesteding • 06.03.16
Een cateringcontract moet gezond zijn zodat cateraars er iets aan kunnen verdienen. Anders komt de dienstverlening in de knel. Bovendien kan de verantwoordelijke partij rekenen op een gele kaart. Dat bleek tijdens een speciale sessie van de VOCC (Verenigde Ondernemende Contractcateraars) op de Vakbeurs Facilitair 2015 Den Bosch.

Adviseurs en opdrachtgevers lieten tijdens een speciale sessie weten hoe ze tegen contractcatering en aanbesteden aankijken. Een goede voorbereiding van de aanbesteding is vereist om tot een gedegen programma van eisen en een dito bestek te komen, zo werd benadrukt.

Stefan Kraft van Ermel van HTC Advies: ‘Belangrijk dat er een visie ligt vanuit de organisatie. Missie en strategie moeten duidelijk zijn. Alle informatie moet terecht komen in een trechter en daar langzaam doorheen gaan teneinde tot een goed resultaat te komen. In de praktijk is dit helaas niet altijd het geval.’

Doelstellingen
Maar over wat voor doelstellingen en toekomstplannen moet het gaan? Het gaat om toekomstplannen van een organisatie en over de vraag hoe accommodaties, collegezalen bijvoorbeeld, er nu en in de toekomst uit zien.

Kraft van Ermel: ‘Welke rol gaat hospitality daarin spelen? Op overheidsniveau zie je bijvoorbeeld dat er veel wordt ingekrompen. Hoe gaan de vierkante meters eruit zien? Dat heeft allemaal impact op de wijze van cateren in de toekomst, dus ook op je programma van eisen.’

Begroting
Dat geldt ook voor financiële doelstellingen. Hoe ziet de begroting eruit? Wat is het budget? Ook juridische zaken spelen mee bij de aanbesteding. ‘Is het een aanneemsom, een commercieel verhaal of een combinatie van die twee?’

Andere onderwerpen die aandacht moeten krijgen bij het aanbesteden zijn duurzaamheid, personeel, arbeidsvoorwaarden, subsidies, financiële haalbaarheid en de cultuur van de organisatie of het bedrijf. Over dat laatste: ‘Veel bedrijven ontvangen internationale gasten. Spelen ze daar voldoende op in met hun cateringbeleid?’

Welke procedure?
Opdrachtgevers die de catering gaan aanbesteden moeten tal van vragen beantwoorden. Hoe krijg ik mijn doelstellingen het best gerealiseerd? Welke procedure gebruik ik? Ga ik publiceren op Tendernet? Welke partijen ga ik uitnodigen om deel te nemen?

Mariëlle Hintzen stelde de vragen. Met betrekking tot de laatste vraag zei ze: ‘De cateraars die wij kennen, gaan we spiegelen aan de doelstellingen van de opdrachtgever. Is duurzaamheid belangrijk, is het een onderwijsopdracht? Vervolgens maken we een longlist om daarna samen met de opdrachtgever een shortlist samen te stellen.’

Selectie-eisen
Vanuit de opdrachtgever wordt een projectgroep samengesteld die de plannen van de cateraars gaat beoordelen. Medewerkers van facilitaire afdeling, maar ook anderen, zoals gebruikers van het restaurant, kunnen daarin vertegenwoordigd zijn.

Men gaat na of er zaken samengevoegd moeten worden. Moet de catering separaat of samen met de banqueting aanbesteed worden? ‘Dat wordt allemaal bepaald in de aanbestedingsstrategie.’

Programma van eisen
Het programma van eisen moet als doel hebben om optimale samenwerking tussen opdrachtgever en cateraar te bewerkstelligen. Daarbij is het belangrijk dat de cateraar zich kan onderscheiden, aldus Hintzen. ‘Dat wil zeggen: zo weinig mogelijk eisen, maar zoveel mogelijk gericht op hetgeen een opdrachtgever wil bereiken met de dienstverlening, waarbij er ruimte ontstaat voor de cateraar om daar zijn eigen invulling aan te geven.’

Onzichtbare cateraars
Maar adviesbureaus kennen niet alle cateraars. Hoe slagen ze er dan in om de meest geschikte partijen op de longlist en de shortlist te krijgen? Rijnie Trip van Van Lier Bedrijfscatering stelde deze vraag. ‘De opdrachtgever heeft er toch ook belang bij dat de meest geschikte partijen op de longlist staan.’

Lex Medendorp van Hospitality Consultants kaatste de bal terug naar de cateraars.Maar hoe zichtbaar zijn jullie? Je moet zichtbaar zijn voor je opdrachtgevers. Het valt me op dat jullie niet zo zichtbaar zijn als individuele partij.’

Concept toelichten
‘Hoe vaak ben ik benaderd door een van de VOCC-cateraars om eens kennis te maken?’ Er kwam geen antwoord, Medendorp weer: ‘Grote cateraars doen dat wel. We hebben een nieuw concept, mogen we een keer langskomen? vragen ze. Ja graag, zeggen wij dan, want daar worden we wijzer van. Bij deze nodig ik jullie uit om dat ook te doen.’

Medendorp is van oordeel dat cateraars die deelnemen aan een aanbesteding de kans moeten krijgen zich te profileren zodat ze kunnen laten zien wat ze kunnen. In zijn ogen moet kwaliteit het zwaarst wegen. ‘We adviseren om kwaliteit minimaal 600 à700 punten van de 1000 toe te kennen. Prijs 200 à 300 punten.’

Beperkt het aantal beoordelaars
Er wordt vaak gezegd dat het goed is om zoveel mogelijk belanghebbenden bij de beoordeling te betrekken. Maar pas daar mee op, zo adviseert Medendorp. ‘Onderverdeel de beoordelers in groepen en geef ze instructies. Beperk het aantal mensen dat beoordeelt. Bij voorkeur niet meer dan drie of vier beoordelingsteams, anders krijg je een vervlakking van het eindoordeel.’

Medendorp adviseerde de cateraars om in de huid van de opdrachtgever te kruipen. Maar dat weet iedereen toch al lang? Misschien wel, maar niet iedere cateraar handelt daarna. Ze zullen vast moeten stellen wat de ‘essentie van de stukken’ is.

Receptie van €60.000
Het komt nog steeds voor dat een opdrachtgever aangeeft dat hij wil versoberen, terwijl een cateraar voorstel een nieuwjaarsreceptie van €60.000 te organiseren. En iedere gast krijgt een mooi lampje mee naar huis. ‘Dat past niet bij het streven naar versobering.’

Hij gaf in het verlengde hiervan de tip om concreet aan te geven wat je als cateraar wilt gaan doen. Dus niet: wij serveren gezonde voeding, maar duidelijk maken wat je wilt gaan serveren en hoe je die gezonde voeding wilt gaan invullen.’

Een evenwichtig contract leidt tot gezonde maaltijden.

Efficiëntere aanbesteding
De bijeenkomst maakte duidelijk dat er tal van ideeën bestaan om het aanbesteden van de catering efficiënter te maken. Peter van Ee van cateraar Leo op het werk! stelde voor dat de opdrachtgever vijf cateraars bezoekt en vervolgens vaststelt welke het beste bij hem passen. ‘Laat twee of drie cateraars een voorstel doen.’

De Rabobank Alblasserwaard Vijfheerenlanden gaat op die manier te werk, zo bleek uit de inleiding van servicemanager Edwin Bodaar. De bank heeft zes partijen – cateraars - geselecteerd. Deze worden bezocht door leden van een projectgroep. Zij bekijken welke cateraars het beste passen.

Randvoorwaarden
Bodaan daarover: ‘We gaan onze partners niet vertellen wat goed is, we geven wel randvoorwaarden. De cateraar wordt in de gelegenheid gesteld om mee te denken, over de inrichting van het restaurant bijvoorbeeld.’

Wie zijn bedrijfsrestaurant en de catering daaromheen goed voor elkaar heeft, is aantrekkelijker voor medewerkers. En als je in een krappe arbeidsmarkt op zoek bent naar de beste mensen, kan dat belangrijk zijn, zo bleek uit het betoog Merette Niehof, voormalig facility manager bij de vestiging van Sonos in Hilversum.

Gratis lunchen
Een prima werkomgeving waar je graag bent, is belangrijk. ‘Bij Sonos kan men gratis lunchen. Verder beschikken ze daar over pantry’s, goede koffie bereid uit verse bonen, thee en frisdranken.

Catering is kortgeleden opnieuw aanbesteed. ‘Wij zijn op zoek gegaan naar partners die ons aanspreken. We hebben links en rechts geïnformeerd, vragen gesteld, gesproken met partijen en een uitvraag gedaan.’

Oplossingen
Partners moeten begrijpen wat wij als bedrijf belangrijk vinden, aldus Niehof. ‘Als de cateraar tegen problemen aanloopt dan kan hij dat melden en zoeken we samen naar oplossingen.’

Ze voegde toe dat er wel een budget en richtlijnen zijn. Uitbesteden samen het beste kunnen bieden. Dat gaat goed. Dit past bij Hilversum. Wat missen we. Transparant, cateraar moet er aan kunnen verdienen. Wij budget in augustus indienen voor het jaar dat in oktober start. Ik verwacht van de en dat er duidelijke richtlijnen zijn.'

{asset:601:url}

60 procent bezuinigt
Hayk Simons van HTC Advies die als laatste zijn verhaal deed, is van mening dat men in de contractcatering nog steeds te veel op prijs selecteert. ‘60 procent van facilitaire managers bezuinigt op de catering, terwijl lekker eten en drinken heel veel kan betekenen voor je organisatie.’

‘Veel opdrachtgevers’, zo ging hij verder ‘zien catering als een kostenpost. Jammer van ons prachtige vak. We bieden iets dat veel kan betekenen voor bedrijf, ook richting de klanten van dat bedrijf. Er gebeuren mooie dingen. Kijk naar de horeca waar concepten steeds sneller ontstaan. Ik denk dat de cateringbranche daar ook veel mee kan doen.’

Er ligt markt open voor jullie, zei Simons tegen de aanwezige middelgrote cateraars. ‘Vroeger deden banken zaken met de grote drie, nu gaan ze op zoek naar ondernemende cateraars.’

Ongezonde situaties
Hij bracht vervolgens de Code Verantwoordelijk Marktgedrag onder de aandacht. Deze heeft tot doel om ‘ongezonde’ situaties in de catering tegen te gaan. Simons: ‘Er gebeuren slechte dingen. Een gemeente die onhaalbare eisen op de proppen komt. Ik mag hopen dat geen cateraar daar in stapt.’

De gemeente die Simons beschreef is maar één voorbeeld. Onredelijke eisen komen vaker voor. ‘Ik zie a-4-tjes voorbij komen met alleen maar eisen waarbij het enkel en alleen gaat om de vraag wie het goedkoopst kan inschrijven. Vanuit de code stellen dat we dat aan de kaak.'

Meldt misstanden
Simons riep de aanwezigen op om misstanden te melden. ‘We gaan de stukken vervolgens beoordelen. Als het nodig is trekken we de gele kaart.’




Terug naar overzicht

Cookie-instellingen

Alles Over Catering maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren