Naar inhoud
aanbesteding • 01.03.16

Waar u zoal op moet letten

Valkuilen aanbesteden catering

aanbesteding • 01.03.16
Het aanbesteden van de catering is een uitdagende klus, tijdrovend en veelomvattend. Omzeil valkuilen en leer van de fouten van anderen. Allesovercatering.nl maakte een inventarisatie van aandachtspunten die je gemakkelijk over het hoofd kunt zien.

Omzeil bij het aanbesteden van de catering valkuilen en leer van de fouten van anderen. Allesovercatering.nl maakte een inventarisatie van aandachtspunten die je gemakkelijk over het hoofd kunt zien.

Hier komen ze:

Te voordelig
Het onderste uit de kan willen hebben. Het mag duidelijk zijn dat cateraars niet van de wind kunnen leven. Wanneer u in zee gaat met een bedrijf dat zeer voordelig offreert is de kans groot dat er na verloop van tijd fricties optreden. De toezeggingen kunnen niet worden waargemaakt, de kwaliteit blijft achter, medewerkers steunen en kreunen onder een te hoge werkdruk.

Benchmarken
De cateraar op zijn blauwe ogen geloven en alles wat hij zegt voor waarheid aannemen, is aan de andere kant ook niet aan te bevelen. Je betaalt dan te veel. Probeer te benchmarken zodat u weet wat de catering ongeveer mag kosten.

Maak indien mogelijk gebruik van de gegevens van collega’s. Of schakel een adviesbureau in dat de markt kent. Dat levert inzicht op.

Te complex
Instanties, organisaties en adviesbureaus hebben de neiging om de zaken rondom aanbestedingen complexer voor te stellen dan ze zijn. Ze schermen met afkortingen, termen en juridisch taalgebruik.

Ze zijn niet in staat om de materie helder onder woorden te brengen. De manager of de directeur die verantwoordelijk is voor de aanbesteding, zal daarom eerder besluiten om de klus uit te besteden aan een adviesbureau. Ook wanneer dat misschien niet nodig is.


Grote gevolgen
Aan de andere kant is het inhuren van knowhow bij een aanbesteding vaak geen overbodige luxe. Kleine foutjes kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Als een aanbestedingsprocedure niet volgens de regels verloopt, kan men daar tegen in beroep gaan. Dat kan ertoe leiden dat de procedure opnieuw gedeeltelijk of zelfs geheel moet worden uitgeschreven. In de praktijk is dit herhaaldelijk gebeurd. Een kostbare zaak waar alleen juristen en intermediairs beter van worden.

Te zware eisen
Opdrachtgevers mogen geen onredelijk zware eisen stellen aan cateraars ten aanzien van ervaring en financiële draagkracht. Dit om te voorkomen dat cateraars onterecht worden uitgesloten. De aanbesteder mag bijvoorbeeld niet eisen van een cateraar dat hij ervaring heeft opgedaan op drie andere ministeries, zo meldt Veneca in het document Catering Europees aanbesteden.

Minimumeisen
De volgende minimumeisen worden vaak gesteld aan partijen die deelnemen aan een aanbesteding: bewijs van inschrijving in Nationaal beroeps/ handelsregister, inzage in omzet en balansen van de afgelopen drie jaar, bankverklaringen over de solvabiliteit en liquiditeit van de onderneming, opgave van afgesloten verzekeringspolissen, een certificaat waaruit blijkt dat het bedrijf heeft voldaan aan zijn verplichting tot betalen van belastingen en heffingen, eenzelfde certificaat dat betrekking heeft op sociale premies, een lijst van vergelijkbare projecten en een organisatieschema van de onderneming.

Praktijkvoorbeeld
In het document Cateringdiensten Europees aanbesteden van Veneca – zie Veneca.nl – vindt u een praktijkvoorbeeld van een aanbesteding. Daarin staat aangeven welke informatie de offerte-aanvraag moet bevatten. Het voorbeeld heeft betrekking op een grote aanbesteding van de Stichting Reclassering Nederland. Deze wilde al haar locaties gaan uitbesteden aan één geschikte cateraar in plaats van aan meerdere.

Opstellen aanbesteding
Op dezelfde site kunt u ook terecht voor steun bij het opstellen van een aanbesteding voor contractcatering. Zie Veneca.nl/arc. Hier treft u een aanbestedingsroute aan met daarop een tijdsplanning ten aanzien van zaken als vooraankondiging, publicatie aanbesteding, indienen vragen door inschrijvers, schouwing, nota van inlichtingen, sluiting inschrijvingen, presentatie, voorlopige gunning, gunning, ingangsdatum overeenkomst. Verder informatie over andere zaken zoals programma van eisen.

Prestatiecontract
Natuurlijk is het belangrijk dat cateraars voldoende speelruimte hebben om te presteren. Maar ze moeten ook geprikkeld worden om dat gedurende langere tijd te doen. Het prestatiecontract kan daarin voorzien.

Bij deze contactvorm zijn de meerkosten voor de cateraar. Doet de cateraar het beter dan voorzien en is de omzet dus ook groter dan verwacht dan kan de winst volgens afspraak worden verdeeld tussen de cateraar en de opdrachtgever.

De partijen kunnen afspreken hoe de winst besteed gaat worden. Deze kan bijvoorbeeld ten goede komen aan bonussen voor de medewerkers en aan verbeteringen van het restaurant.

Doorvragen
Als cateraars offertes indienen is doorvragen vaak noodzakelijk. Wat verstaat de aanbieder onder een streekproduct? Wat is in zijn ogen duurzaam? Wat is vers? Hoe wordt de afschrijving van kassa’s berekend?


Terug naar overzicht

Cookie-instellingen

Alles Over Catering maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren