Naar inhoud
interview • 28.09.18

Bouke Schaafsma geeft cateraar de ruimte

‘Hoe kunnen we dit met elkaar oplossen?’

interview • 28.09.18
Hij is open en direct en maakt optimaal gebruik van de kennis en de kwaliteiten van de cateraar. Bouke Schaafsma is teamleider faciliteiten bij Provincie Overijssel. Een manager die er nooit omheen draait, maar dingen uitpraat. Altijd en overal. Sommigen kunnen daar niet zo goed tegen. ‘Maar het moet, anders los je niets op.’

Hij was Inspecteur Scheepvaart bij Provincie Overijssel. En is sinds 1 november 2015 teamleider facilitair. Bouke Schaafsma (49) wordt door cateraar Appèl voorgedragen voor het Gouden Bestek voor de Beste Opdrachtgever Catering. Opmerkelijk want hij heeft geen facilitaire achtergrond. ‘Maar ik had in mijn vorige functies wel veel met dienstverlening te maken.’

We hebben plaatsgenomen in het bedrijfsrestaurant van het Provinciehuis Overijssel te Zwolle met circa 1000 werkplaatsen. Schaafsma laat zich vergezellen door zijn collega’s Elma Boeve en Manon Koerssen die zich onder meer met contractmanagement bezighouden.

V.l.n.r Bouke Schaafsma, Elma Boeve en Manon Koerssen.

Vanwaar de overstap naar facilitair management?
‘Ik wilde ervaren wat het is om leiding te geven. Deze functie kwam voorbij en ik greep mijn kans. Ze kozen mij, denk ik, eerder vanwege mijn motivatie dan vanwege mijn achtergrond.’

Ging het meteen soepel?
‘Ik kwam erachter dat mijn voorganger nogal had gesleuteld aan de afspraken die in het cateringcontract waren vastgelegd. Daar zal hij goede redenen voor gehad hebben, maar ik leg die dingen liever even voor aan onze partner, Appèl in dit geval. Geef ze de kans om het uit te leggen en probeer daarna tot een vergelijk te komen.’

Wat waren dat voor dingen?
‘Van alles. Het contract vermeldde bijvoorbeeld dat de kaas versgesneden op schalen wordt gepresenteerd, maar de cateraar kreeg te horen dat het mono verpakkingen moesten zijn. Dat is toch iets anders. Als contractpartner zou ik dat niet fijn vinden.’

‘Ik liep tegen afspraken aan die ik nergens terug kon vinden. Er gebeurden dingen waarvan niemand wist waarom dat was. Het is beter om met de dienstverlener in overleg te gaan. Wat willen wij en hoe kunnen zij daar invulling aan geven?’

Ook in de middag maken medewerkers en bezoekers gebruik van het restaurant.

Appèl had ook kunnen zeggen dat ze niet akkoord gingen met die aangepaste afspraken.
‘Je wilt je als cateraar flexibel opstellen, dus probeer je tegemoet te komen aan wensen. Maar ik denk dat ze zich een beetje in een hoek gedrongen voelden.’

Intussen liep de contractperiode van de catering van 5 jaar (het contract was 5 + 3 jaar, red) op zijn eind.
‘Ik heb gezegd: als de kwaliteit zo blijft gaan we opnieuw aanbesteden. Wij vonden dat de interactie te wensen overliet.'

'En de catering in het bestuurscentrum haperde. Er zijn twee spelers. Ligt dat aan hen of aan ons? En hoe kunnen we dit met elkaar oplossen? Die vragen hebben we met elkaar besproken.’

‘Er werd een echte cateringmanager, Harm de Jong, aangesteld en we merkten binnen een half jaar al dat het veel beter ging. Betere afstemming, meer interactie, hogere kwaliteit van de dienstverlening.’

Ondertussen speelde er ook nog een afspraak tussen de gemeente Zwolle, de gemeente Kampen en de provincie.
‘We zouden de aanbestedingen samen doen. Dat betekende dat wij afscheid zouden moeten nemen van Appèl , terwijl wij de mogelijkheid hadden om met 3 jaar te verlengen. Ik heb tegen ze gezegd: het kan zijn dat die toezegging gedaan is, maar niet door mij en ik ga verder met Appèl.’

Er staan inmiddels weer andere innovaties en aanpassingen op stapel.
‘In ons bestuurscentrum waar veel vergaderingen plaatsvinden, willen we een ander koffie- en theeconcept. Nu drinken de aanwezigen koffie en thee uit thermoskannen. Maar om dynamisch te vergaderen moeten mensen zo nu en dan in beweging komen, bijvoorbeeld om koffie of thee te halen.’

‘We hebben Appèl gevraagd met een oplossing te komen, zoals we dat altijd doen in dit soort gevallen, zij zijn de specialist. We hebben aangegeven dat we iets willen zoals bij Van der Valk in Zwolle, luxe koffies, zelf pakken, mobiel concept. Maar we willen geen kopie van Van der Valk, wel iets eigens.’

Vanwaar dat bijna rotsvaste vertrouwen in Appèl?
‘De openheid en de eerlijkheid die zij betrachten spreken mij enorm aan. Zelf ben ik ook zo. Als ik met Hans Hoppenbrouwers (operationeel directeur van Appèl, red) overleg, zeggen we beiden waar het op staat. Als er iets niet goed gaat dan spreken we dat uit en stellen we vast wat we daaraan kunnen doen.’

Is het echt zo eenvoudig?
‘Voor mij wel. Maar ik krijg wel vaak de feedback van anderen die er anders over denken. Maar ook in dat geval moet je er in alle eerlijkheid over praten. En dat duurt dan wel eens wat langer dan je wilt, maar als je het er niet over hebt kom je er niet uit.’

Oesterzwammen geteeld met behulp van koffiedrab. Duurzaam en circulair.

We nemen de motivatie van Appèl erbij om Bouke Schaafsma voor te dragen voor het Gouden Bestek. Commercieel directeur John van de Bunt schrijft: ‘Bouke is als opdrachtgever in staat om de balans te zoeken tussen wensen en eisen vanuit de organisatie en het bieden van ruimte aan de cateraar. Dat binnen het complexe speelveld van een politieke organisatie waar naast budgettaire kaders ook sprake is van randvoorwaardelijke zaken zoals lokaal belang, duurzaamheid en duurzame inzetbaarheid.’

En verder: ‘De dienstverlening staat bij Bouke ruimschoots boven het naleven van kleine lettertjes. Bouke kan als geen ander het verschil bepalen tussen hoofd- en bijzaken en doet graag een duit in het zakje als behoefte is aan ideeën voor verbetering.’

Mee eens?
‘Van de Bunt zegt het mooier dan ik zou kunnen.’ Om vervolgens te benadrukken dat niet alle lof naar hem toe moet, maar naar het team. ‘Ik sta niet boven maar tussen mijn medewerkers. Ik ben alleen degene die de klappen opvangt en de klappen mag geven, maar we doen het samen.’

Dat wordt vaker gezegd, maar niet altijd uitgevoerd.
Elma Boeve springt bij. Zij kan het onderschrijven. ‘Het is echt zo. Ik herken Bouke hierin. Het is geen verrassing wat daar staat.’

En over het scheiden van hoofd- en bijzaken zegt Schaafsma: ‘Sommigen kunnen daar niet tegen. Die willen precies horen wat ze moeten doen. Ik moet de mensen van Appèl nageven dat zij de handschoen hebben opgepakt. Appèl ziet de ruimte en gebruikt die.’

Van de Bunt laat in de motivatie verder weten dat Schaafsma duidelijk is. Kritisch als het moet en als het even kan strooiend met complimenten. De samenwerking is gebaseerd op respect en wederzijds vertrouwen, terwijl de kwaliteit stapje voor stapje naar een hoger plan wordt getild.

Heb je daarvan een voorbeeld?
Schaafsma meldt dat Appèl binnenkort overstapt op andere koffiebonen bij de koffiecorner. De medewerkers van Appèl, op het provinciehuis, krijgen een opleiding tot barista. ‘De kwaliteit bij de koffiecorner zal dan verbeteren. Wij dragen ons steentje bij met de aanschaf van een melkopschuimer.’

Je bent niet bang om voorop te lopen, zo wordt gemeld. Waarin uit zich dat?
‘In het aanbieden van moderne, gezonde, biologische hapjes bijvoorbeeld. Al dan niet in combinatie met bitterballen. Echt innovatief is dat we nu de warme en koude dranken gaan aanbesteden volgens Sustainable Development Goals van de United Nations waarbij duurzaamheidsdoelstellingen extra aandacht krijgen. Ik ben benieuwd wat dat gaat opleveren.’

Wat Schaafsma echt leuk vindt is de samenwerking met Brownies en Downies in Zwolle. Zij leveren Brownies aan het provinciehuis. De toenmalige Commissaris der Koning van Overijssel, Ank Bijleveld, deelde een jaar geleden samen met twee medewerkers van B&D, brownies uit in het bedrijfsrestaurant.

Schaafsma: ‘Een half jaar later kreeg mijn directeur van de moeder van een van die twee medewerkers te horen hoe verschrikkelijk leuk ze dat hadden gevonden. Op zo’n moment kom je erachter dat je voor deze mensen heel belangrijk kunt zijn.’

Loopbaan Bouke Schaafsma
Voordat Bouke Schaafsma in november 2015 teamleider faciliteiten bij Provincie Overijssel werd was hij projectleider/ adviseur en inspecteur scheepvaart.

Hij bekleedde daarvoor diverse functies in de binnenvaart. Schaafsma studeerde MBA Bedrijfskunde aan de NCOI University. Daarvoor deed hij aan de NCOI Businessschool Post-Bachelor Bedrijfskunde. Aan de NCOI hogeschool behaalde hij zijn Bachelor Bedrijfsrecht.





Terug naar overzicht

Cookie-instellingen

Alles Over Catering maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren